Wie gelingt die digitale Transformation im Handwerk?
Jedes sechste Unternehmen in Deutschland ist ein Handwerksbetrieb – und die Branche steckt derzeit mitten in der Digitalisierung. Acht von zehn Handwerksunternehmen halten die digitale Transformation für entscheidend, um die eigene Wettbewerbsfähigkeit sicherzustellen.
Ein Beitrag von Markus Magnus
Vielleicht fragst Du Dich was das alles soll. Digitale Revolution in einem traditionellem Handwerkerbetrieb. So ein Schmarrn! Die Maschinen laufen doch auch ohne Internet und Smartphone. Kann man so sehen und sicherlich wird es ohne die digitale Transformation gehen,
aber nicht in allen Bereichen und Branchen. Wo macht es Sinn? Was bringt es Dir und Deinem Betrieb? Eine allgemeingültige Antwort gibt es nicht. Dennoch können wir die Idee skizzieren, die Dir einen Denkansatz geben kann.
„Kunden gewinnen, Abläufe beschleunigen, Ressourcen schonen, Zusammenarbeit fördern und Kosten sparen - wer im Beruf auf die digitale Karte setzt, kann von den Möglichkeiten der smarten Technik profitieren", sagte Dr. Ortwin Weltrich, Hauptgeschäftsführer der
Handwerkskammer Köln.
Nehmen wir den ersten Punkt der Aussage von Dr. Weltrich.
Kunden gewinnen.
Bevor Du sie gewinnst, solltest Du ihnen die Möglichkeit geben, Deinen Betrieb zu finden. Und wie findet bzw. sucht der moderne Mensch von heute? Im Telefonbuch? Kaum. Via Smartphone und
Computer und den Suchmaschinen von google, bing & Co. im Internet wohl eher. Um zu sehen, was Dein potentieller Neukunde findet, wenn er nach Dir oder Deinen Mitbewerbern sucht, tu es ihm gleich. Such zuerst nach Deinem Namen oder Betrieb in Verbindung mit Deiner
Stadt oder Region!
Zum Beispiel: "Max Mustermann Musterstadt"
Wirst Du sofort angezeigt? Glückwunsch, ganz gut! Jetzt versuche Deine Telefonnummer oder Email-Adresse zu finden und Dich selbst (via Smartphone) anzurufen oder Dir eine Email zu schreiben! Auch kein Problem? Wow! Nur zur Erklärung: Moderne Smartphones können
Telefonnummern "technisch" erkennen und bieten Dir die Möglichkeit, diese direkt anzurufen, ohne zusätzlich die Nummer eingeben zu müssen. Funktioniert das nicht, wäre hier schon der erste Verbesserungsbedarf nötig. Das ist nur eine Kleinigkeit für einen Programmierer.
Dauert im Normalfall nicht länger als 10-15 Minuten, wenn der Programmierer die nötigen Zugangsdaten für Dein CMS oder Webspace hat. Bei dieser Gelegenheit schau Dir Deine Webseite an und überlege Dir, ob Deine Frau oder Deine pupertierenden Kinder sich zurecht finden
würden.
Schalten wir einen Gang höher. Soeben hast Du direkt nach Deinem Namen oder Deinem Betrieb gesucht. Potentielle Auftraggeber kennen Dich aber im Normalfall nicht. Wonach würden sie suchen? Such jetzt nach Deiner Branchen und Deiner Stadt!
Zum Beispiel: "Musterbranche Musterstadt"
Die Wahrscheinlichkeit, dass Du Dich zuerst findest ist verschwindend gering. Wenn doch, dann kannst Du aufhören zu lesen und weiter wie bisher machen ;) Dann sollten Deine Auftragsbücher voll und Deine Firma auch schon digital transformiert sein.
Für alle anderen heißt es: Ärmel hoch krempeln!
Niemand wird Dich finden, wenn er nicht zufällig Dein Auto (hoffentlich mit Deiner Werbung) gesehen hat oder einen Tipp bekommen hat, die Auskunft anruft oder im Telefonbuch stöbert.
Punkt zwei: Abläufe beschleunigen.
Es soll ja noch Handwerksmeister geben, die ihre Angebote auf der Schreibmaschine verfassen und per Fax an den Auftraggeber schicken. Funktioniert sicherlich auch. Und je nachdem wie gefragt der Meister ist, verzeihen ihm die Kunden das mehr oder weniger.
Der Rest hat garantiert einen PC im Büro rumstehen und benutzt diesen auch aktiv. Angebote, Rechnungen, Mahnungen, Emails und Recherchen im Netz oder auf Lieferantenwebseiten nach Prüfzeugnissen, Maßblättern oder Montageanleitungen gehören zum Tagesablauf.
Jedoch wissen wir von unseren Kunden, dass sehr viele Abläufe, die recht einfach zu automatisieren gehen, nicht optimiert werden. Ist ja bequemer, als sich in etwas Neues einzudenken. Auch wenn es nachher Zeit und Aufwand einspart.
Angebote, Rechnungen und Mahnungen basieren immer auf ähnlichen Bausteinen. Die meisten dieser Bausteine haben unsere Kunden in ihren Word-Vorlagen oder älteren Dokumeneten gespeichert. Damit ersparen sie sich die Formatierungen und Texte. Die restlichen Inhalte
kopieren sie sich aus verschiedenen Dokumenten, die sie sich aus ihrer Auftragshistorie zusammen suchen müssen. Meist wissen sie nur selbst, bei welchem Kunden welcher Baustein zu finden ist. Dieses zusammen suchen geht so schnell oder langsam, wie das Gehirn der
betreffenden Person funktioniert. Sollte aus irgendeinem Grund eine andere Person damit beauftragt werden, wird es noch viel, viel langsamer. Und dann kommt meist der Spruch des Meisters: " Ich kann das schneller." Stimmt ja auch. Nur in dieser Zeit ist der Meister
weder an der Maschine noch beim Kunden.
Anderes Beispiel. Kunde ruft an und hat eine Frage zum Angebot. Kann meist nur der Meister beantworten. Vielleicht hat er die Angebote nach Kundennummern oder in Kundenordnern angelegt? Das wäre ein Anfang. Oder Mahnungen. Meist werden die Mahnungen erst dann raus
geschickt, wenn die Kasse leer ist und man sich sagt, dass da doch mehr drin sein sollte. Plötzlich muss die Arbeit liegen bleiben und der Meister fängt an, sich durch seine Kontoauszüge zu wühlen.
Wie praktisch wäre da ein Hilfsmittel, das all diese Prozesse übernimmt und vielleicht sogar die Mahnungen nach 14 oder 30 Tagen selbst ausdruckt oder per Email verschickt! Vielleicht sogar die Eingänge auf dem Konto automatisch abgleicht.
Hätte, wäre, wenn. Gibt es alles. Und ist obendrein noch ziemlich praktisch. Ob Azubi, die Frau oder Aushilfe. Nach einer minimalen Einarbeitungszeit kann das jeder, der einen Computer bedienen kann. Welche Lösungen wir vorschlagen? Lies hier weiter!
Wie nun weiter?
Wir haben uns die Mühe gemacht, Dir einen Überblick von Werkzeugen aufzuzeigen, die Dich zeitlich entlasten werden:
Punkt drei für die digitale Transformation im Handwerk: Ressourcen schonen.
Welches sind die teuersten Ressourcen in einer jeden Firma? Der Chef und seine Angestellten. Je effektiver diese eingesetzt werden, umso höher ist der Ertrag und am Ende auch die freie Zeit für alle. Stell Dir vor, Du würdest die Buchhaltung (siehe Punkt Zwei) komplett
abgeben. Deine Mitarbeiter im Büro können die Angebote nach Deinen Vorgaben vorbereiten. Du schaust nur noch drüber. Die ersten Male wird das sicherlich noch holprig, aber von mal zu mal geht es schneller. Du wirst sehen.
Kundenkommunikation per SMS/WhatsApp oder Email. Schreibe und beantworte Fragen wann es Dir passt - aber kommuniziere es vorher! Wie lästig ist es, wenn Du gerade Deinem Lehrling etwas erklärst, im Kundengespräch bist oder die Maschine angeworfen hast ...
und genau in diesem Moment klingelt das Telefon schon wieder. Es nervt nicht nur ungemein, es senkt auch die Arbeitsproduktivität. Das geht uns nicht anders als Dir. Wenn man immwieder aus seiner aktuellen Tätigkeit heraus gerissen wird, fällt es schwer, dort weiter zu machen,
wo man gerade aufgehört hatte.
Wir wollen das
Handwerk sichtbar machen.